Ihre Rolle

Folgende Aufgaben erwarten Sie:

Ihre künftigen Aufgaben sind dem Leitungsstab des ITZBund zugeordnet. Der Leitungsstab unterstützt das Direktorium des ITZBund bei seiner Aufgabenwahrnehmung. Hier werden Informationen gebündelt, bewertet, gegebenenfalls in geeigneter Form aufbereitet und dem Direktorium zur Verfügung gestellt. Das Sekretariat des Direktoriums sorgt für die Organisation und den reibungslosen Ablauf der Termine des Direktoriums. Als Assistentin/ Assistent arbeiten Sie dem Direktorium unmittelbar zu.

Folgende Aufgaben erwarten Sie im Team des Sekretariats:

• Pflege und Organisation des elektronischen Terminkalenders der Leitung sowie die Übernahme von Terminvereinbarungen
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Unterstützung bei Besprechungen und sonstigen Veranstaltungen
• Ansprechperson für den Kontakt und die Absprachen mit Kundenbehörden, Stakeholdern sowie auch interne Beschäftigte des ITZBund
• Organisation von Dienstreisen für die Leitung (Reisebuchungen, Reisekostenabrechnungen)
• Durchführung von Schreibtätigkeiten für die Leitung
• Pflege und Bearbeitung des Posteingangs und Postverteilung für die Leitung
• Entgegennahme von Telefonaten für die Leitung und Erstellung entsprechender Gesprächsnotizen bzw. Weiterleitung der Telefonate
• Übernahme weiterer administrativen Sekretariatsaufgaben Anforderungen

Ihre Fähigkeiten

Ihre erforderlichen Qualifikationen

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungsberuf oder im kaufmännischen Bereich. 

Weiterhin bringen Sie fachlich mit

• Organisatorisches Geschick und Erfahrung in der Organisation von Dienstreisen sowie Besprechungen / Veranstaltungen
• Sicherer und versierter Umgang mit MS-Office (v.a. MS Outlook) und Skype sowie Kenntnisse über SharePoint und Dokumentenmanagementsysteme
• Erfahrung in Geschäftszimmertätigkeiten bzw. in einer Leitungsassistenz
• Hohes Kommunikationsgeschick und sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Sprache und Schrift
• Verlässlichkeit und Verbindlichkeit sowie Loyalität gegenüber der Hausleitung              

Das zeichnet Sie persönlich aus

• Sie können systematisch-methodisch planen und vorgehen.
• Sie verfügen über Belastbarkeit und Stressresistenz.
• Sie handeln adressaten- und dienstleistungsorientiert.
• Kommunikationsfähigkeit ist für Sie selbstverständlich.
• Sie zeichnen sich durch Kooperations- und Teamfähigkeit aus.

ArbeitgeberLeistungen

Gute Gründe, die für uns sprechen

Wir bieten Ihnen einen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst und eine bis zum 31.05.2027 befristete Einstellung als Tarifbeschäftigte/-r. Bewerbende, die in einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis mit der Bundesrepublik Deutschland stehen, können nicht berücksichtigt werden. Das Entgelt entspricht bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen der Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund).

• Wir zahlen Ihnen eine monatliche ITZBund-Zulage in Höhe von 128 €. Zusätzlich profitieren Sie von regelmäßigen tariflichen Gehaltsanpassungen.
• Tarifbeschäftigte erhalten eine Jahressonderzahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberanteil (nach den geltenden tariflichen Bestimmungen).
• Unsere modernen Arbeitszeitmodelle, gleitende Arbeitszeit sowie die Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten, ermöglichen Ihnen eine ausgewogene Work-Life-Balance und die Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf.
• Je nach Standort bieten wir Ihnen ein Jobticket zu vergünstigten Konditionen oder eine Bezuschussung des Deutschlandjobtickets an.
• Während Ihrer individuellen Einarbeitung stehen Ihnen erfahrene Kolleginnen und Kollegen zur Seite. Auf Ihrem weiteren Karriereweg begleiten und unterstützen wir Sie bei Ihrer beruflichen Entwicklung mit unseren attraktiven Fortbildungsangeboten.
• Wir bieten Ihnen vielseitige Möglichkeiten der Gesundheitsförderung.
• Durch unsere offene, diverse und vielfältige Unternehmenskultur fördern wir ein vertrauensvolles Miteinander und die Vernetzung unserer Beschäftigten. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, sich als Ausbilderin/Ausbilder einzubringen und Ihr Fachwissen und Ihre Erfahrungen an unsere Nachwuchskräfte weiterzugeben.
• Wir gewähren bei Bedarf eine Umzugskostenvergütung nach den gesetzlichen Bestimmungen.

Besondere Hinweise

Was uns noch wichtig ist

Das ITZBund unterstützt die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und begrüßt deshalb besonders Bewerbungen von Frauen. Bewerbungen von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen sind uns willkommen, von ihnen wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt. Im Falle gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Frauen nach Maßgabe des Bundesgleichstellungsgesetzes, schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen nach Maßgabe des SGB IX bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Die zu besetzende Stelle ist grundsätzlich für Voll- und Teilzeitbeschäftigung geeignet, soweit keine zwingenden dienstlichen Belange entgegenstehen.