Vorneweg geht das Projektteam zur Einführung der E-Akte Bund, das von Herrn Peter Klepser geleitet wird. Das System wird im Anschluss an die Pilotierung im Projektteam in drei Iterationen mehreren Referaten aus drei Unterabteilungen zur Verfügung gestellt. Insgesamt wird diese Phase im BMF über 100 Anwenderinnen und Anwender umfassen.

Hinter dem Projektteam liegen Wochen voller Herausforderungen, Tests und Schulungen. Doch es hat sich gelohnt: Das BMF konnte durch die Teilnahme an der Pilotierung aktiv an der Gestaltung des neuen Systems mitwirken. Der Systemstart ist somit mehr Wiedersehen denn Begegnung mit dem Unbekannten.

Schon während der Vorbereitung der Pilotierung stand das BMF in regelmäßigem Austausch mit der Projektleitung in der Arbeitsgruppe Dienstekonsolidierung (AG DG I 5) im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und den weiteren Projektbeteiligten und Piloten. So konnten bereits im Vorfeld viele funktionale Anforderungen der E-Akte Bund besprochen, Probleme gelöst und das System gemäß der Behörden-Charakteristik des BMF konfiguriert werden. Das Projektteam im BMF ist auf dem Weg dazu der Empfehlung des BMI gefolgt und hat die behördenspezifischen Grundlagen zur Einführung der E-Akte Bund in einzelnen Arbeitspaketen in Anlehnung an das vom Bundesverwaltungsamt (BVA) herausgegebene Vorgehensmodell erarbeitet.

Wie geht es weiter?

Im Verlauf der Pilotierung wird mit weiteren hilfreichen Anregungen der Anwenderinnen und Anwender aus der gelebten Praxis in Bezug auf die Arbeitsweise mit der elektronischen Akte gerechnet. Nach der Pilotierungsphase wird ein Erfahrungsbericht erstellt, der die Erkenntnisse aus der ersten Produktivsetzung zusammenfasst. Die Abnahme der E-Akte Bund durch die Pilotbehörde BMF ist für den Sommer 2019 geplant. Alle Erfahrungen des BMF vor, während und nach der Pilotierung kommen dem Gesamtprojekt und den weiteren Pilotbehörden zugute. Die Pilotierung ist somit für alle Beteiligten am Gesamtprojekt ein wichtiger Meilenstein.

Drei Fragen an:

Peter Klepser, Leiter des Projekts E-Akte im Bundesministerium der Finanzen (BMF)

1. Herr Klepser, wie kam es dazu, dass Ihr Haus zur Pilotbehörde für die E-Akte Bund wurde?
Entscheidend war die Idee, dass unser Haus als Pilot aktiv die E-Akte Bund mitgestalten kann. Außerdem haben wir mit DOMEA seit fast 15 Jahren ein System, in dem alle Beschäftigten schon jetzt elektronisch in den Akten recherchieren können. Diese Erfahrungen wollen wir ins neue System einbringen. Das hat das BMI überzeugt – jetzt sind wir Pilot.

2. Wie haben Sie als Maßnahmenverantwortlicher den Endspurt bis zum erfolgreichen Pilotstart persönlich erlebt?
Kurz vor Beginn wurden plötzlich viele von uns im Projekt nervös und leicht reizbar. Ich auch, obwohl meine Leute – ein tolles Team! – alles perfekt vorbereitet hatten. Wahrscheinlich ist das ein Naturgesetz, wenn etwas Neues kommt und der Termin näher rückt. Was hat uns hier geholfen? Zum einen die Unterstützung durch die direkten Ansprechpersonen vom ITZBund, vom BVA, vom BMI und vom Hersteller des Systems. Zum anderen die Rückendeckung meiner Vorgesetzten und, das betone ich, ein klasse Personalrat. Und siehe da: Mit dem Start war die Nervosität weg.

3. Welchen Rat würden Sie anderen Behörden, die die E-Akte Bund einführen, geben?
Generell bin ich vorsichtig mit Ratschlägen. Aber wenn Sie darauf bestehen, würde ich Folgendes raten: Binden Sie so früh wie nur möglich alle Betroffenen ein. Spielen Sie immer mit offenen Karten und beschönigen Sie nichts. Das zahlt sich am Ende aus.