Das Personalverwaltungssystem PVSplus basiert technisch auf der Human Capital Management (HCM)-Lösung des Software-Herstellers SAP und stellt für die gesamte Bundesverwaltung standardisierte Funktionalitäten für die Personalverwaltung und -abrechnung bereit.

Durch die PVSplus-Komponente EH&S bietet das ITZBund seinen Kundenbehörden gebündelte Möglichkeiten im Arbeitsschutz, die in der Vergangenheit nur durch den Einsatz mehrerer Programme abgedeckt werden konnten. Prozesse werden standardisiert und Daten müssen nur einmal erfasst werden. Ein umfänglicher Datenschutz ist durch verschiedene Rollen und Berechtigungen, die auf arbeitsrelevante Daten zugreifen können, gewährleistet.

Die GZD ist Pilotbehörde des Arbeitsschutzes in SAP, der Rollout erfolgte im Oktober 2021. Weitere Behörden folgen.

Was sagt die Pilotbehörde GZD?

Gerlinde Michalzik (Sachbearbeitung Organisation Arbeitsschutz) von der GZD berichtet im Interview von der Bedeutung des Projektes für ihre Behörde, der Zusammenarbeit mit dem ITZBund sowie den aktuellen Herausforderungen und Erwartungen an das Projekt.

Wie erleben Sie das Pilotierungsprojekt?

Ich erlebe das Projekt als ein konstruktives und immer zum Austausch bereites Team. Den Pilotteilnehmer:innen wird beispielsweise zu jedem Zeitpunkt die Gelegenheit gegeben Änderungswünsche anzubringen. Diese werden sodann zeitnah technisch umgesetzt. Durch den regelmäßigen wöchentlichen Austausch im Pilot-Team hat sich im Projektverlauf ein vertrauensvolles Verhältnis entwickelt. Zudem steht allen Projektteilnehmer:innen ein technischer Ansprechpartner / eine technische Ansprechpartnerin beim ITZBund zur Verfügung.

Vor welchen besonderen Herausforderungen stehen Sie?

Aktuell steht das Projekt vor der Herausforderung die fachlichen Eingaben, also die Vorlagen der zentralen Gefährdungsbeurteilungen in ein organisatorisches Gesamtkonzept einzubetten. Dieses konkretisiert die Umsetzung der Gefährdungsbeurteilungen in der GZD und den örtlichen Behörden. Hier handelt es sich u.a. um Rollenzuweisung oder auch Vorgaben zur Nutzung der Checklisten.

Welche Vorteile hat eine Behörde aus Ihrer Sicht dadurch, dass sie EH&S einsetzt?

Durch die Anbindung der SAP-Komponente EH&S-Gefährdungsbeurteilung an bereits bestehende Komponenten entfallen Mehrfacheingaben von Personal,- Liegenschafts- und Organisationsdaten. Jeder Vorgang wird nur einmal angelegt und kann in der Zukunft fortgeschrieben werden. Die Möglichkeit einer Auswertung im System bietet Vorgesetzten zu jedem Zeitpunkt die Information über den aktuellen Sachstand der durchgeführten Gefährdungsbeurteilung und die daraus ggfs. resultierenden Maßnahmen.

Welche Erwartungen haben Sie durch die Einführung von EH&S-Gefährdungsbeurteilung?

Die EH&S-Gefährdungsbeurteilung bietet bundesweit für die GZD und die örtlichen Behörden eine Standardisierung der Prozesse im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung. Zudem dient sie der Qualitätssicherung der Durchführung und Erfassung von Gefährdungsbeurteilungen in der gesamten Zollverwaltung.

Durch die vereinfachte bundesweit einheitliche Erfassung der Gefährdungsbeurteilungen in PVS wird der Prozess vereinheitlicht. Für gleiche Aufgaben und räumliche Gegebenheiten (z.B. Büroarbeitsplatz/Bildschirmarbeitsplatz) entfällt eine papiermäßige Einzelerhebung für jeden Beschäftigten, dadurch wird der Erhebungsaufwand reduziert. Nach der Ersterfassung kann die regelmäßige Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilung effektiver und mit wenig Aufwand erfolgen. Das Auswertungstool EH&S Gefährdungsbeurteilung ermöglicht es Einzelauswertungen ohne zusätzliche Abfragen zeitnah der Leitung vorzulegen.

Wir bedanken uns herzlich bei Frau Michalzik für das Gespräch.

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