Die Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen bestimmt nicht erst seit der Corona-Pandemie das Verwaltungshandeln. Einen wichtigen Beitrag zu einer modernen, digitalen Bundesverwaltung leistet die elektronische Rechnung (E-Rechnung). Seit dem 27.11.2020 –  dem Stichtag der Verpflichtung der Lieferanten des Bundes zur elektronischen Rechnungsstellung – steigen die Nutzungs- und Eingangszahlen an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes deutlich an. Mitte August wurde die Marke von einer Million gestellten E-Rechnungen in 2021 überschritten.

Die flächendeckende Einführung der E-Rechnung für alle Bundesbehörden erfolgte im November 2019. Seitdem können Lieferanten und Dienstleister ihre Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung über das zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes durch verschiedene Kanäle einreichen. Das ITZBund als zentraler IT-Dienstleister für die Bundesbehörden war mit der Entwicklung und dem Betrieb des Portals beauftragt. Zusätzlich bietet es den Bundesbehörden die Nutzung von Templates an, mit denen die eingegangenen Rechnungen in deren nachgelagerten ERP-Systemen weiterverarbeitet werden können.

Dank der exzellenten Zusammenarbeit zwischen dem IT-Dienstleister der Bundesverwaltung, dem ITZBund, und dem Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr konnten wir durch die Nutzung der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes den Prozess der elektronischen Rechnungsannahme erfolgreich umsetzen und erheblich beschleunigen. Wir verarbeiten aktuell monatlich über 80.000 Rechnungen vollständig digital ohne Medienbrüche.

Mohamed Haddouti, Projektleiter im Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr

E-Rechnung bringt viele Vorteile

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die E-Rechnung spart Unternehmen sowie Behörden der Bundesverwaltung Kosten, Zeit und steigert die Qualität durch Fehlerminimierung über den automatisierten Informationsaustausch. Der gesamte Prozess der Rechnungsstellung erfolgt automatisiert und medienbruchfrei. Dies spart Druck- und Versandkosten und schont die Umwelt. Die E-Rechnung leistet einen wichtigen Beitrag auf dem Weg zu einer modernen digitalen Verwaltung und markiert einen Meilenstein bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG).

Weiterentwicklung durch das ITZBund sichergestellt

Gemeinsam mit allen am Prozess Beteiligten werden jetzt weitere Verbesserungen analysiert und umgesetzt: Dies betrifft insbesondere

• Verbesserungen für Lieferanten durch automatisierte Feedbacks zum Bearbeitungsstand der Rechnungen über alle Rückkanäle,
• die Weiterentwicklung der E-Rechnungs-Templates in den ERP-Systemen der Behörden der Bundesverwaltung und
• beschleunigte Bearbeitung von Supportanfragen durch den hierfür vom BMI beauftragten Dienstleister, der Bundesdruckerei.

Informationen für Lieferanten, Softwarehersteller und Behörden sowie nützliche Hinweise und Downloads rund um das Thema E-Rechnung finden Sie auf der Website des Bundes unter www.e-rechnung-bund.de.

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